Hồ sơ, thủ tục thành lập công ty

1. 05 Điều kiện thành lập công ty

1. Lựa chọn loại hình doanh nghiệp

Hiện nay có 05 loại hình doanh nghiệp bao gồm:

• Công ty TNHH 1 thành viên;
• Công ty TNHH 2 thành viên trở lên;
• Công ty Cổ phần;
• Công ty hợp danh;
• Doanh nghiệp tư nhân.

Hộ kinh doanh cũng là mô hình kinh doanh phổ biến hiện nay phù hợp với quy mô nhỏ lẻ như quán cafe, quán ăn, cửa hàng tạp hóa, tiệm cắt tóc,..

2. Đặt Tên Công ty

Doanh nghiệp tự quyết định tên công ty nhưng cần phải tuân thủ một số quy định pháp luật như sau:

• Tên công ty phải được viết bằng tiếng Việt, có thể kèm theo chữ số và ký hiệu, phải phát âm được và có ít nhất 2 thành tố sau: “ loại hình doanh nghiệp + tên riêng ”
• Không được đặt tên trùng với các công ty có trước hoặc gây nhầm lẫn.
• Tên công ty có thể bằng tiếng nước ngoài hoặc viết tắt.
• Không sử dụng ký hiệu, từ ngữ vi phạm truyền thống văn hóa, lịch sử, đạo đức và thuần phong mỹ tục dân tộc.
• Không sử dụng tên các cơ quan nhà nước, tên tổ chức chính trị, tổ chức xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân để làm một phần tên riêng hoặc toàn bộ tên của doanh nghiệp, trừ trường hợp có sự chấp thuận của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó.

3. Trụ sở doanh nghiệp

Trụ sở doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện sau:

• Phải ở trên lãnh thổ nước Việt Nam.
• Có địa chỉ xác định bao gồm số nhà, tên phố (ngõ phố)/ tên xã, phường, thị trấn, thị xã, huyện, quận, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
• Nếu nơi đặt trụ sở doanh nghiệp chưa có số nhà hoặc tên đường thì nộp kèm theo hồ sơ đăng ký kinh doanh, phải có xác nhận của địa phương là địa chỉ đó chưa có số nhà, tên đường.
• Không được đặt trụ sở chính tại chung cư, tập thể.

4. Vốn điều lệ

• Đối với những ngành nghề kinh doanh thông thường, doanh nghiệp tự quyết định mức vốn điều lệ phù hợp với khả năng tài chính và quy mô hoạt động
• Pháp luật không quy định mức vốn tối thiểu hay tối đa
• Đối với ngành nghề kinh doanh yêu cầu mức vốn pháp định thì doanh nghiệp cần kê khai mức vốn điều lệ tối thiểu bằng với mức quy định của ngành nghề kinh doanh đó.
• Mức thuế môn bài phải đóng phụ thuộc mức vốn điều lệ như sau:
  • Vốn doanh nghiệp trên 10 tỷ đồng: Thuế môn bài phải nộp là 3 triệu đồng/năm.
  • Vốn doanh nghiệp từ 10 tỷ trở xuống: Thuế môn bài khoảng 2 triệu đồng/năm.

5. Ngành nghề đăng ký kinh doanh

Doanh nghiệp có quyền kinh doanh bất kể ngành nghề nào theo quy định pháp luật. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đáp ứng đủ điều kiện đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện.

Ví dụ: Đối với ngành nghề kinh doanh du lịch lữ hành: sau khi đã có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải tiếp tục xin Giấy phép kinh doanh lữ hành (nội địa hoặc quốc tế) có yêu cầu về ký quỹ. Doanh nghiệp phải đảm bảo duy trì điều kiện này trong suốt quá trình hoạt động.

2. Quy trình, thủ tục thành lập công ty

Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh:

– Kê khai thông tin, tải văn bản điện tử và ký xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng và thanh toán phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp tại Cổng thông tin: https://dangkykinhdoanh.gov.vn.

– Nhận Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng.

Bước 2: Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp:

– Đề nghị công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp tại thời điểm nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Nội dung bao gồm ngành, nghề kinh doanh và danh sách cổ đông sáng lập/thành viên.

– Thực hiện nộp phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp tại thời điểm nộp hồ sơ.

Thời gian giải quyết thủ tục thành lập công ty: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Yêu cầu về hồ sơ và điều kiện cấp đăng ký kinh doanh:

Doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp khi có đủ các điều kiện sau:

• Ngành, nghề đăng ký kinh doanh không bị cấm đầu tư kinh doanh;
• Tên của doanh nghiệp được đặt theo đúng quy định tại các điều 37, 38, 39 và 41 của Luật Doanh nghiệp;
• Có hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hợp lệ;
• Nộp đủ lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về phí và lệ phí.

3. Thông tin cần chuẩn bị

• Chuẩn bị tên công ty: Đảm bảo rằng tên này không bị trùng lặp với bất kỳ công ty nào khác. Khi sử dụng dịch vụ tại Luật Minh Hạnh, chúng tôi sẽ tra cứu trên Hệ thông trước khi soạn thảo hồ sơ.
• Cung cấp địa chỉ thành lập công ty: Địa chỉ cụ thể nơi mà công ty sẽ được đặt trụ sở và hoạt động kinh doanh.
• Xác định các ngành nghề dự định kinh doanh: Mô tả chi tiết về lĩnh vực hoạt động kinh doanh mà công ty dự định kinh doanh.
• Xác định số vốn của doanh nghiệp: Lựa chọn mức vốn điều lệ phù hợp
• Chuẩn bị bản sao CCCD/hộ chiếu: Cung cấp bản sao của căn cước công dân hoặc hộ chiếu của tất cả những người tham gia thành lập công ty.
• Thông tin Người đại diện theo Pháp luật: Cung cấp thông tin về người đại diện pháp luật của công ty, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại và thông tin liên lạc khác.

4. Hồ sơ thành lập công ty

Công ty TNHH một thành viên

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Điều lệ công ty.
• Bản sao các giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật thành viên (cá nhân hoặc tổ chức).

Công ty TNHH hai thành viên

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Điều lệ công ty.
• Danh sách thành viên
• Bản sao các giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật thành viên sáng lập.

Công ty cổ phần

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
• Điều lệ công ty.
• Danh sách cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài.
• Bản sao các giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật, cổ đông (cá nhân hoặc tổ chức).

5. Thủ tục sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

Khắc con dấu

Doanh nghiệp tự quyết định mẫu dấu và số lượng dấu bao gồm: dấu pháp nhân và dấu chức danh.

Hiện nay, doanh nghiệp không cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu mà do doanh nghiệp tự quản lý.

Treo bảng hiệu tại địa chỉ là trụ sở công ty

Doanh nghiệp cần phải treo biển hiệu tại trụ sở chính công ty.

Biển hiệu bao gồm đầy đủ các thông tin như: tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế,… theo đúng nội dung trên Giấy đăng ký kinh doanh.

Bảng hiệu phải đặt xuyên suốt tại trụ sở công ty kể từ khi công ty được thành lập cho đến khi công ty đó thực hiện thủ tục chuyển địa chỉ hay giải thể.

Phạt tiền từ 10.000.000 VNĐ đến 15.000.000 VNĐ đối với hành vi Không gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính.

Đăng ký chữ ký số

Chữ ký số là chữ ký của doanh nghiệp dưới dạng USB để thực hiện các thao tác và giao dịch trên mạng thay cho chữ ký và con dấu của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Chữ ký số được dùng phổ biến trong các trường hợp như:

• Ký hóa đơn điện tử
• Ký tờ khai thuế điện tử
• Ký hợp đồng điện tử

Đăng ký tài khoản ngân hàng

Để giao dịch, doanh nghiệp cần mở tài khoản ngân hàng và thông báo tài khoản này lên Hệ thống đăng ký doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có thể có nhiều số tài khoản.

Kê khai và nộp thuế môn bài

Theo quy định, doanh nghiệp cần phải kê khai và nộp thuế môn bài chậm nhất ngày cuối cùng của tháng bắt đầu hoạt động kinh doanh hoặc trường hợp Doanh nghiệp chưa có hoạt động sản xuất kinh doanh thì hạn nộp tờ khai thuế môn bài chậm nhất trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận Giấy CN đăng ký doanh nghiệp.

TUY NHIÊN, theo Nghị định 22/2020/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 25/02/2020 thì Tổ chức thành lập mới (được cấp mã số doanh nghiệp mới, mã số thuế mới) sau ngày 25/02/2020 sẽ được Miễn lệ phí môn bài trong năm đầu tiên thành lập hoặc ra hoạt động sản xuất, kinh doanh (từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12). Do đó doanh nghiệp chỉ cần nộp tờ khai lệ phí môn bài với số tiền 0 đồng trong năm đầu thành lập.

Mua và phát hành hóa đơn điện tử

Theo quy định hiện nay việc sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc với doanh nghiệp. Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp, Doanh nghiệp tiến hành thông báo phát hành hóa đơn với Cơ quan thuế.